Heb jij al een NEN 4400-1 certificering?

We duiken vandaag in een onderwerp dat te maken heeft met de spelregels en best practices bij het inlenen van arbeid en het uitbesteden van werk. We hebben het over de NEN 4400-1 certificering. Geen zorgen, we gaan dit samen verkennen!

Deze certificering draait allemaal om het controleren van de juistheid van lonen, het fatsoenlijk afdragen van belastingen en premies, en het opsporen van mensen die illegaal werk proberen te sprokkelen. Als je een bedrijf bent dat werkt maakt met uitzendkrachten, payroll-partijen, of bouwbedrijven, is deze certificering iets waar je meer over moet weten.

De NEN 4400-1 is een norm die wordt uitgegeven door het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN). Deze norm heeft betrekking op de certificering van ondernemingen die personeel ter beschikking stellen of werkzaamheden uitbesteden, met als doel om de risico’s met betrekking tot arbeid en sociale zekerheid te beheersen.

Als je een bedrijf bent dat werkt maakt met uitzendkrachten, payroll-partijen, of bouwbedrijven, is deze certificering iets waar je meer over moet weten.

Organisaties die voldoen aan de eisen van de NEN 4400-1 norm worden ‘gecertificeerd’, wat aangeeft dat zij op een verantwoorde en wijze en volgens de wet personeel en/of zelfstandigen ter beschikking stellen of werkzaamheden uitbesteden. Dit kan bijdragen aan het verminderen van risico’s voor zowel de betrokken organisaties als voor de arbeidskrachten die zij inzetten.

Wet en regelgeving: De NEN 4400-1 certificering is als een badge die aantoont dat je volgens de wet te werk gaat. Zo voorkom je eventuele boetes of juridische problemen.

Transparantie: Met de NEN 4400-1 certificering zeg je eigenlijk: “Hé, kijk eens naar mijn open boek! Alles is beoordeeld en wettelijk en kwalitatief goed gebleken.”

Vertrouwelijkheid: Klanten en opdrachtgevers hebben een voorkeur voor bedrijven met deze badge. Het straalt vertrouwen uit.

Oké, tijd om te kijken hoe je deze felbegeerde badge kunt bemachtigen:

Het begint allemaal met een voorbereidingsronde. Bedrijven moeten hun binnenste buiten keren om te zorgen dat alles volgens de regels verloopt. Vervolgens zal een auditor op bezoek komen om de volgende financiële processen te beoordelen:

1. Registratie en betaling van belastingen en premies: De organisatie moet alle verschuldigde belastingen en sociale premies correct registreren en betalen.
2. Arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden: De organisatie moet zorgen voor juiste en wettelijke arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden voor het personeel.
3. Identificatie van medewerkers: De organisatie moet de identiteit van de medewerkers verifiëren aan de hand van geldige identificatiedocumenten.
4. Loonadministratie: De organisatie moet een correcte loonadministratie bijhouden en ervoor zorgen dat salarissen op tijd en volgens de wettelijke vereisten worden uitbetaald.
5. Risico’s en aansprakelijkheid: De organisatie moet zich bewust zijn van risico’s met betrekking tot aansprakelijkheid en arbeidsongevallen. Hiervoor zullen gepaste maatregelen zijn getroffen om zo de bestaande risico’s in te perken.
6. Wettelijke vereiste documentatie: Alle volgens de wet benodigde documentatie moet op orde zijn. Voorbeelden zijn de bewijzen van betalingen en getekende contracten- of overeenkomsten.
7. Controle op uitbesteding: Als de organisatie werkzaamheden uitbesteedt, moet ze ervoor zorgen dat de betrokken partijen ook aan dezelfde eisen voldoen. Dit geld echter enkel wanneer er overeenkomsten zijn waarbij de werkzaamheden worden doorgegeven en niét wanneer er extra diensten als ondersteunend worden gebruikt.
8. Rapportage en administratie: De organisatie moet rapportages en administratieve documenten opstellen en bijhouden om te voldoen aan de vereisten van de certificering.

Na deze check ontvang je een rapport. Wanneer deze rapportage geen kritische tekortkomingen aantoont zal je het NEN 4400-1 certificaat in ontvangst kunnen nemen.

Let wel op, jouw certificaat zal worden ge-hercertificeerd. Dit houdt in dat er periodieke controles op jouw processen zullen worden uitgevoerd om zo te kijken of je conform de NEN 4400-1 voorgeschreven regels werkt. Het is dus belangrijk dat je deze processen borgt!

In het kort was dit de NEN 4400-1 en de voorafgaande certificering. De NEN 4400-1 en de terugkomende her-certificeringen zijn een goede pijler om te controleren of bedrijven hun zaakjes rondom; de juistheid van lonen, het fatsoenlijk afdragen van belastingen en premies en de controle of bedrijven legitiem opereren, te borgen.

En zo hebben we de sluier van de NEN 4400-1 certificering opgetild. Een belangrijk begrip als het gaat om de betrouwbaarheid van bedrijven.

Aangezien wij jouw rol als uitzender niet overnemen en enkel geautomatiseerde facturatie- en factoringtools leveren komt jouw certificaat gelukkig niet in gevaar. Vragen over onze dienstverlening en hoe dit op jouw bedrijf een positieve impact kan hebben? Neem dan gerust contact op.