De Renseigneringsverplichting (UBD-rapportageverplichting)

Vanaf 1 januari 2022 geldt de renseigneringsverplichting.

Dat betekent dat je als bemiddelaar of freelanceplatform gegevens over betalingen aan derden moet delen met de Belastingdienst. Hiervoor gelden een aantal regels (en uitzonderingen).

Als je daar aan voldoet, voorkom je een boete.

De renseigneringsverplichting geldt voor alle ondernemers, stichtingen en verenigingen die bedragen uitbetalen aan derden, zoals freelancers die zonder inschrijving of BTW-nummer werken en de regeling formeel hebben aangevraagd.

Een nieuw jasje

Je kent de renseigneringsverplichting misschien als de IB-47-verklaring. Dit is niet hetzelfde als de renseigneringsverplichting. De IB-47 verklaring werd in 2018 stopgezet vanwege de nieuwe privacywetgeving.

Er ligt een nieuwe wettelijke basis voor het verwerken van het burgerservicenummer (BSN), waardoor de verplichting sinds 2022 weer geldt – de renseigneringsverplichting. 

Wat is de Renseigneringsverplichting?

De renseigneringsverplichting verplicht je om het bij de Belastingdienst aan te geven als je iemand betaalt voor werkzaamheden of diensten. Dat geldt zelfs als je een beloning in natura aanbiedt.

Je moet een aantal gegevens over uitbetaalde bedragen delen met de Belastingdienst. De Belastingdienst gebruikt die gegevens om de aangifte inkomstenbelasting vooraf in te vullen voor iedereen die aangifte moet doen.

Geldt de renseigneringsverplichting voor jouw bedrijf?

Officieel geldt de verplichting als je ‘administratieplichtig’ bent. Zodra je een natuurlijke persoon (zoals een freelancer) betaalt voor werkzaamheden of diensten moet je gegevens over de betaling aanleveren bij de Belastingdienst. Bij bemiddelaars en platforms geldt deze verplichting voor de eindopdrachtgever. Zij betalen immers de persoon zonder BTW nummer, waarvoor ze geen loonheffingen afdragen. Een bemiddelaar of platform kan namens de opdrachtgever, als derde, de reseignering indienen. Dit hangt uiteindelijk af van de inrichting van het platform. In sommige gevallen, als de betaalstroom bijvoorbeeld buiten het platform omloopt, zal het platform dit niet doen. 

Mocht je vragen hebben over hoe de renseigneringsverplichting voor jou als platform of bemiddelaar geldt, neem dan contact met ons op en we kijken even met je mee.

Welke informatie moet je de Belastingdienst aanleveren?

De Belastingdienst wil een aantal gegevens van je ontvangen als je administratieplichtig bent.

Het gaat in ieder geval om de volgende gegevens van de ontvanger van de betaling:

• Naam

• Adres

• Geboortedatum

• BSN (Burgerservicenummer)

Daarnaast geef je erbij aan welke bedragen je hebt betaald in een kalenderjaar, of welke betalingen in natura je deed. Geef ook eventuele kostenvergoedingen door, inclusief de datum waarop je de betaling deed.

Hoe moet je de gegevens aanleveren?

Je hebt drie manieren om de gegevens in te dienen:

1. Webformulier – Voor individuele betalingen, gebruik het webformulier in het gegevensportaal van de Belastingdienst. Dit is het beste voor incidentele betalingen, maar kan tijdrovend zijn voor meerdere transacties.

2. UBD-sjabloon – Gebruik het UBD-sjabloon om details voor meerdere betalingen in één batch in te dienen.

3. XML Gegevensbestand – Voor grotere aantallen betalingen is het gebruik van een XML-bestand het efficiëntst, vooral voor tussenpersonen of freelanceplatforms. Sinds januari 2023 kun je de gegevens indienen via Digipoort, waarvoor een PKIoverheid servercertificaat vereist is. Deze methode is het meest geschikt voor platforms met een hoge volume, maar brengt kosten met zich mee tot €599 voor drie jaar.

Pas op voor een boete

Zorg dat je de gegevens over de betalingen op tijd aanlevert. Dat doe je uiterlijk na afloop van het kalenderjaar, op 31 januari van het volgende jaar. Concreet betekent dit dat je in januari 2024 de gegevens aanlevert over de betalingen in 2023. 

Tip: verzamel alvast de gegevens die je nodig hebt om de opgave te doen bij de Belastingdienst. Zo voorkom je dat je in januari veel werk moet doen, om alles op tijd af te krijgen.

Lever je de gegevens niet op tijd aan? Of niet juist of niet volledig? Je voldoet dan niet aan de renseigneringsverplichting. Je loopt het risico op een geldboete die kan oplopen tot €9.000, of een gevangenisstraf tot 6 maanden. Lever je de gegevens opzettelijk niet, niet juist of niet volledig aan? Dan kan de boete oplopen tot €22.500 of het bedrag aan te weinig betaalde belasting, als dat meer is dan €22.500. Zorg er dus voor dat je netjes voldoet aan deze verplichting, bijvoorbeeld met je bemiddelaar of freelanceplatform. 

Bij Finqle helpen we je graag met onderwerpen rondom wetgevingen. Door deze informatie zo overzichtelijk mogelijk te maken, hopen we dat je met een gerust gevoel verder kan ondernemen.