VK - Privacyverklaring
Versie 20-12-2022
Deze privacyverklaring beschrijft hoe Finqle UK Ltd. en Finqle BV en Finqle Connect BV (hierna: Finqle) uw persoonlijke gegevens verwerkt. Het informeert u ook over de rechten die u heeft als betrokken persoon. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 20 december 2022.
Finqle creëert en onderhoudt software en API's om allerlei organisaties te voorzien van facturering en factureringdiensten voor de supply chain. Finqle heeft een Data Protection & Privacy Officer aangewezen die te bereiken is op privacy.officer@finqle.com.
1. Persoonlijke gegevens die we verzamelen
In verband met het aanbieden van onze diensten verzamelen en verwerken we bepaalde persoonlijke gegevens. We verzamelen uw persoonlijke gegevens alleen op gronden die zijn toegestaan door regelgevingen en wetten.
De persoonlijke gegevens die we kunnen verzamelen, omvatten de onderstaande categorieën van persoonlijke gegevens.
Als u onze website bezoekt:
Cookies en website technologie:
Voor meer details, zie onze Cookieverklaring.
Als u contact met ons opneemt:
Contactinformatie:
Telefoonnnummer
E-mailadres
Postadres
Als u ons kantoor bezoekt:
Persoonlijke details:
Naam(nen)
E-mailadres
Als u onze diensten gebruikt (al dan niet via onze derde partij leverancier of onze cliënt):
Categorieën
Data
Persoonlijke details:
Naam(nen)
nationaliteit
Plaats en datum van geboorte
Geslacht
IP-adres
identificatiegegevens:
Paspoort of ID-kaart of rijbewijs
Nationaal identificatienummer of sociale zekerheidsnummer
Gebruikersnaam & wachtwoord voor onze systemen
Belastinggegevens:
Belasting-ID-nummer en/of btw-nummer
Bankgegevens:
Bankrekeningnummer of IBAN
Bankoverschrijvingsinformatie
kredietgeschiedenis
Contactinformatie:
Telefoonnnummer
E-mailadres
Postadres
Product- en diensten gegevens:
Transactie- en financiële gegevens
Contactgegevens:
Telefoongesprekken
Videogesprekken of -conferenties
Chat en soortgelijke communicatiekanalen
Regulatory details:
Controle op witwassen van geld
transactie-informatie
Cookies en website technologie:
Voor meer details, zie onze Cookieverklaring.
2. Hoe verzamelen we uw persoonlijke gegevens?
De persoonlijke gegevens die we verzamelen en verwerken, worden rechtstreeks door u verstrekt of verkregen uit directe derden bronnen. We kunnen ook persoonlijke gegevens gebruiken die zijn verzameld uit indirecte derde partijbronnen.
Aangeboden door u, wanneer:
U een contactformulier invult
U ons informatie stuurt via een van onze communicatiemiddelen
U inlogt op het Finqle-platform en ons (financiële) gegevens verstrekt
Aangeboden door directe derden, wanneer:
U werkt via een leverancier die Finqle-diensten gebruikt
U werkt voor een debiteur die Finqle-diensten gebruikt
Van indirecte derden:
Regulerende autoriteiten
Publieke bronnen, zoals het internet
gegevensbestanden van andere partijen die persoonlijke gegevens over u hebben verzameld, zoals tussenpersonen en Handelsregisters en bedrijven die contact met ons opnemen over producten of diensten en ons mogelijk informatie verstrekken die met u te maken heeft
3. Waarom verwerken we uw persoonlijke gegevens en op welk wettelijke basis?
Finqle verwerkt uw persoonlijke gegevens alleen waar toegestaan door de wet. We verwerken uw persoonlijke gegevens:
3.1. Om een contract uit te voeren
We hebben bepaalde persoonlijke gegevens nodig om contracten aan te gaan en om onze diensten te verlenen. Het type persoonlijke gegevens dat we nodig hebben, hangt af van het type dienst dat we aanbieden en onze relatie tot u. Bijvoorbeeld, u kunt een nieuwe of bestaande gebruiker zijn van onze diensten of een contactpersoon, aandeelhouder, gevolmachtigde of uiteindelijk belanghebbende van een bedrijf dat gebruik maakt van onze diensten. We verwerken persoonlijke gegevens voor het beoordelen en accepteren van klanten, het uitvoeren van risicoanalyses, risicobeheer, rapportage, het uitvoeren van onze diensten en voor uitvoering, clearing en afwikkeling. Als u ons de vereiste persoonlijke gegevens niet kunt verstrekken, kunnen we mogelijk deze contracten niet aangaan of onze diensten niet verlenen.
3.2. Voor het doel van de legitieme belangen van Finqle of anderen
We kunnen uw persoonlijke gegevens ook verwerken waar nodig voor onze legitieme belangen of die van een derde partij. We doen dit alleen wanneer ons belang om uw persoonlijke gegevens te gebruiken zwaarder weegt dan uw rechten op gegevensbescherming. We moeten alle belangen in evenwicht brengen. Hier zijn enkele voorbeelden van wanneer dit kan gebeuren:
om financiële risicoanalyses uit te voeren om uw en onze financiële positie te beschermen
om eigendom en persoonlijke gegevens die aan u, aan ons en aan anderen toebehoren te beschermen
om bewijs van transacties te verzamelen
ten behoeve van uw belangen en de belangen van andere klanten (bijvoorbeeld in geval van een insolventie)
om telefoongesprekken op te nemen ter verbetering van onze diensten of wegens een wettelijke verplichting en ter preventie en opsporing van criminaliteit
om u informatie te sturen over nieuwe producten, wijzigingen in diensten, marktontwikkelingen, technische problemen en ander relevant nieuws voor uw bedrijf door middel van directe marketing
voor verbetering van de producten en diensten die we u aanbieden
om redenen van efficiëntie. We kunnen bijvoorbeeld onze klant- en bedrijfsbeheersystemen centraliseren, gebruik maken van andere dienstverleners, statistisch en wetenschappelijk onderzoek doen, mogelijke trends, problemen, oorzaken van fouten en risico's bestuderen
Zoals hierboven, kunnen we vanwege de aard van onze diensten uw persoonlijke gegevens verwerken voor de legitieme belangen van derden, waaronder debiteuren (bijvoorbeeld voor de legitieme zakelijke belangen van een derde partij debiteur en/of om een dergelijke debiteur te helpen bij het voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen).
3.3. Andere doeleinden
We kunnen uw persoonlijke gegevens voor andere doeleinden gebruiken dan waarvoor u of uw bedrijf de persoonlijke gegevens aan ons heeft geleverd. In dat geval moet het nieuwe doel in overeenstemming zijn met de wet en in lijn met het doel waarvoor u of uw bedrijf aanvankelijk uw persoonlijke gegevens aan ons heeft verstrekt.
4. Hoe lang bewaren we persoonlijke gegevens?
We zullen uw persoonlijke gegevens alleen bewaren zolang als redelijkerwijs nodig is om de doeleinden waarvoor we deze hebben verzameld te vervullen, inclusief voor de doeleinden van het voldoen aan wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige of rapportagevereisten. We bewaren uw persoonlijke gegevens maximaal 7 jaar nadat ons contract met u eindigt, echter kunnen we uw persoonlijke gegevens langer bewaren in het geval van een klacht of als we redelijkerwijs geloven dat er een uitzicht op juridische stappen in verband met onze relatie met u is.
Om de juiste bewaartijd voor persoonlijke gegevens te bepalen, overwegen we de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de persoonlijke gegevens, het potentiële risico van schade door ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens, de doeleinden waarvoor we uw persoonlijke gegevens verwerken en of we die doeleinden kunnen bereiken via andere middelen, en de toepasselijke wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige of andere vereisten.
5. Met wie delen we persoonlijke gegevens?
Er zijn situaties waarin we verplicht zijn uw persoonlijke gegevens aan andere partijen te verstrekken. De privacywet specificeert hoe en wanneer we uw persoonlijke gegevens kunnen overdragen. We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met: Dienstverleners en netwerkpartijen. Als onderdeel van onze bedrijfsvoering kunnen we uw persoonlijke gegevens openbaar maken aan verschillende dienstverleners en netwerkpartijen die ons helpen in onze dagelijkse werkzaamheden en die ons helpen om diensten aan onze klanten te verlenen. Dit omvat bedrijven die uitbestede diensten aan ons bieden; netwerkpartijen zoals Betalingsdienstaanbieders en banken; en professionele adviseurs zoals advocaten, accountants en auditors.
Bevoegde openbare autoriteiten
In bepaalde gevallen zijn we verplicht uw persoonlijke gegevens aan bevoegde openbare autoriteiten te verstrekken. Dit omvat bijvoorbeeld wetshandhavingsinstanties, overheidsinstanties, belastingautoriteiten en regelgevende lichamen.
6. Persoonlijke gegevensoverdrachten naar andere partijen buiten het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte
We kunnen persoonlijke gegevens delen met andere bedrijven of organisaties buiten het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld met netwerkpartijen voor belastingterugvordering of in het kader van een uitbestedingsovereenkomst. Waar het niveau van gegevensbescherming in die landen niet als adequaat is beoordeeld door het Verenigd Koninkrijk, zorgen we ervoor dat we passende waarborgen implementeren, zoals de International Data Transfer Agreement om persoonlijke gegevens naar dergelijke landen over te dragen.
7. Hoe beschermen we uw persoonlijke gegevens
Interne systemen (voorzijde)
Beperkte toegang (inclusief individueel wachtwoordbeheer)
Verplichte 2FA en VPN
ISO 27001-certificering
Interne systemen (achterzijde)
Exclusief gehost in de Europese Unie
Al het verkeer versleuteld tijdens transport (SSL)
firewalls
8. Profilering
We maken gebruik van profilering door het gebruik van algoritmen en machine learning voor de volgende doeleinden.
Fraudepreventie en ongebruikelijke transacties
We hebben veel kennis en ervaring in fraudepreventie. Helaas worden we geconfronteerd met steeds verfijndere vormen van fraude. Voor zover mogelijk kunnen we maatregelen nemen om fraude te voorkomen, wat profilering kan omvatten. We besteden ook bijzondere aandacht aan ongebruikelijke transacties en aan transacties door algoritmen die afwijkingen in factureringstromen signaleren. We kunnen dergelijke aangeduide afwijkingen gebruiken om een risicoprofiel van klanten en van individuen die namens de klant handelen of garanties of andere zekerheden bieden ter ondersteuning van de klant te creëren en te onderhouden.
9. Marketing
Finqle voert business-to-businessmarketing uit via het gebruik van cookies (zoals verder hieronder beschreven) en via elektronische communicatie via platforms zoals LinkedIn.
10. Cookies
11. Welke rechten heeft u en hoe kunt u deze uitoefenen?
Als u de hieronder vermelde rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via privacy.officer@finqle.com.
Recht op toegang tot uw gegevens
U heeft het recht om toegang te vragen tot uw persoonlijke gegevens (bekend als een “verzoek om toegang tot gegevens van betrokkenen”). Dit stelt u in staat om een kopie van de persoonlijke gegevens te ontvangen die we over u hebben en te controleren of we deze rechtmatig verwerken.
Recht op rectificatie
Als de persoonlijke gegevens die we van u hebben onjuist zijn, heeft u het recht om rectificatie te verzoeken. U heeft ook het recht om onvolledige persoonlijke gegevens die we van u hebben te laten aanvullen.
Recht op verwijdering
U heeft het recht om van Finqle de verwijdering van uw persoonlijke gegevens te verkrijgen. We kunnen dit echter niet doen in bepaalde situaties, zoals als u of uw bedrijf nog steeds een klant van Finqle is of als u onze diensten blijft gebruiken, of als we wettelijk verplicht zijn om uw persoonlijke gegevens te behouden.
Recht om bezwaar te maken tegen verwerking
Voor directe marketingdoeleinden Als u geen marketing meer van Finqle wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment afmelden. Alle marketingberichten bevatten deze mogelijkheid en u kunt dit recht eenvoudig uitoefenen.
Recht om bezwaar te maken tegen profilering
Het kan zijn dat u niet wilt dat we uw persoonlijke gegevens gebruiken voor profilering. Soms mogen we dit echter doen, bijvoorbeeld om fraude te voorkomen, risico's te beheren of ongebruikelijke transacties te onderzoeken, ook al verzet u zich tegen de verwerking van uw gegevens. In dergelijke situaties voldoen we natuurlijk aan de wet.
Recht op gegevensoverdracht
Individuen met een contract met Finqle hebben het recht om hun persoonlijke gegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en om deze over te dragen aan een andere verwerker. Dit recht is echter alleen van toepassing wanneer uw persoonlijke gegevens worden gebruikt om een contract uit te voeren waarbij u en niet het bedrijf dat u vertegenwoordigt partij van dat contract is, of wanneer verwerking is gebaseerd op uw toestemming.
Recht op beperking
U heeft het recht om te verzoeken dat Finqle de verwerking van uw persoonlijke gegevens beperkt als de volgende van toepassing is:
U heeft aangevoerd dat de persoonlijke gegevens die we van u hebben onjuist zijn
De verwerking van uw persoonlijke gegevens is onwettig. In plaats van de verwijdering van uw persoonlijke gegevens, kunt u Finqle vragen het gebruik ervan te beperken
Finqle heeft uw persoonlijke gegevens niet langer nodig, maar heeft deze nog wel nodig voor verdediging of juridische doeleinden
In geval u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens door Finqle op basis van legitieme gronden
Recht om toestemming in te trekken
U kunt te allen tijde uw toestemming intrekken wanneer wij ons op toestemming baseren voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking die vóór het intrekken van uw toestemming heeft plaatsgevonden. Als u uw toestemming intrekt, kunnen we mogelijk bepaalde producten of diensten niet meer aan u leveren. We zullen u hiervan op de hoogte stellen wanneer u uw toestemming intrekt.
Recht om te klagen
Neem contact met ons op als u meent dat de verwerking van uw persoonlijke gegevens door Finqle in strijd is met de gegevensbeschermingswetten zoals uiteengezet in deze privacyverklaring. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij het Information Commissioner’s Office.
Geen vergoeding meestal vereist
U hoeft meestal geen vergoeding te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens (of om een van de andere rechten uit te oefenen). We kunnen echter een redelijke vergoeding in rekening brengen als uw verzoek duidelijk ongegrond, herhalend of buitensporig is. Alternatief kunnen we in deze omstandigheden weigeren om aan uw verzoek te voldoen.
Wat we van u nodig kunnen hebben
We kunnen specifieke informatie van u nodig hebben om uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens (of om een van uw andere rechten uit te oefenen) te waarborgen. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens niet worden verstrekt aan iemand die daar geen recht op heeft. We kunnen ook contact met u opnemen om u om verdere informatie te vragen in verband met uw verzoek om onze reactie te versnellen.
Tijdslimiet om te reageren
We proberen op alle legitieme verzoeken binnen een maand te reageren. Soms kan het langer dan een maand duren als uw verzoek bijzonder complex is of als u meerdere verzoeken heeft gedaan. In dit geval zullen we u hiervan op de hoogte stellen en u op de hoogte houden.
12. Updates aan de privacyverklaring
Wijzigingen in de wet of onze diensten en producten kunnen van invloed zijn op de manier waarop we uw persoonlijke gegevens gebruiken. Om deze reden moeten we deze privacyverklaring mogelijk wijzigen. Finqle zal eventuele wijzigingen aan deze privacyverklaring op hun website publiceren.