Wat is Selfbilling?

Ontdek waarom selfbilling de toekomst van factureren is en hoe het je processen kan vereenvoudigen

Wat is self-billing, of reversed billing?

1,2 miljoen freelancers waren volgens het CBS actief in het derde kwartaal van 2022. Flexibel inzetbare experts zijn vaak een uitkomst voor bedrijven in tijden van personeelstekort. Aan de andere kant bieden onboarding (instroom van nieuwe leveranciers), urenregistratie en debiteurenbeheer een flinke administratieve uitdaging.

Gelukkig kan je dat met de juiste self-billing tools snel en simpel oplossen.

Wanneer je als afnemer van een product of dienst zelf een factuur opstelt in naam en voor rekening van je leverancier (bijvoorbeeld freelancers die voor je hebben gewerkt) is dat self-billing, of reversed billing.

Het klinkt misschien wat krom, maar het is voor jou als opdrachtgever én voor de freelancer vaak ontzettend handig. Eenheden (zoals uren) en prijzen zijn al van tevoren afgesproken. Het enige wat je nog hoeft te doen is namens je freelancer factureren wat er geleverd is.Vervolgens stuur je de factuur direct door de freelancer die de dienst heeft geleverd. Als de freelancer ook akkoord is, heb je de administratie direct op orde en kun je overgaan tot uitbetaling van het gefactureerde bedrag.

Er zitten voor jou als opdrachtgever veel voordelen aan self-billing

• Je krijgt facturen in één format, dus je financiële systeem kan alle facturen automatisch herkennen en inboeken.

• Het is veel minder fraudegevoelig (spookfacturen vallen direct op).

• Je voorkomt veel fouten bij de registratie en de facturering, omdat je alles zelf bijhoudt en controleert. 

• Doordat er minder fouten gecorrigeerd hoeven te worden, minimaliseer je het aantal creditfacturen en correcties.

• Je hebt per project een overzicht van de facturen en kunt zo kosten eenvoudig monitoren.

Ook je freelancers profiteren van deze voordelen

• Het levert ze extra gemak op bij hun eigen administratie.

• Zo hoeven ze geen facturen meer op te stellen en op te sturen.

• Debiteurenbeheer wordt voor de freelancer ook veel makkelijker, omdat de opdrachtgever al akkoord is gegaan met de levering.

Waarvoor wordt self-billing gebruikt en is het wat voor jouw organisatie?

Organisaties die alleen maar, of vooral werken met freelancers hebben vaak de grootste voordelen van self-billing. Denk hierbij aan zorginstellingen, horecabedrijven, retailers, uitzenders en bouwbedrijven, maar ook aan kleinere organisaties die hun experts flexibel inhuren. 

Daarbij neemt het aantal platforms dat freelancers bemiddelt met opdrachtgevers ook steeds meer toe. Vaak zijn deze platforms branche- of expertise gerelateerd: ze kunnen de afspraken in bulk maken en via self-billing ook zorgen dat er elke week, of elke maand een factuur wordt gegenereerd voor de freelancers.

Ook kleinere organisaties die werken met verschillende opdrachtnemers voor specifieke producten en diensten kunnen veel voordeel hebben van self-billing. Het houdt je administratie namelijk continu up-to-date; je weet altijd wie je opdrachtnemers zijn en wát ze leveren. 

Vergeet de spelregels niet

Voor self-billing gelden wel een paar extra spelregels. Hou die goed in de gaten, want anders heb je alsnog een probleem, maar dan met de belastingdienst.

Eén van de belangrijkste voorwaarden is dat je altijd op de factuur vermeldt “Factuur uitgereikt door de afnemer”. Dit betekent ook dat je vastlegt dat jij en je freelancers van tevoren hebben afgesproken dat jullie factureren door self-billing.

Verder zijn er nog een aantal ‘standaard’ spelregels die gelden bij self-billingDe freelancer is altijd verantwoordelijk voor het afdragen van btw.Wanneer jij als opdrachtgever een fout maakt, is de factuur ongeldig. Belangrijk is wel dat de freelancer de fout ook op tijd meldt.Als er een fout is geslopen in de factuur mag de opdrachtgever een nieuwe factuur maken, maar ook de freelancer mag dat. Ook al is de afnemer de partij die de factuur opstelt, het is en blijft de freelancer die verantwoordelijk is voor de juistheid van de factuur. Het is handig om dat al direct te vermelden bij de eerste afspraken die je maakt.

Ook al heeft self-billing veel voordelen, het is en blijft een intensief administratief proces

Gelukkig kan je dit proces met de juiste tooling vrijwel helemaal automatiseren, zodat je er geen omkijken meer naar hebt.

Zo kun je self-billing helemaal automatiseren van onboarding tot uitbetaling.

Om je zoveel mogelijk te ontlasten bij de administratie, registratie en uitbetaling van je freelancers heeft Finqle het Connect-systeem ontwikkeld. Hiermee kun je het hele proces beheren en heb je altijd alles inzichtelijk. Vanaf de onboarding tot en met instant-payments en alles daar tussenin.

Self-billing met Finqle Connect

De bestaande relaties, afspraken en contracten blijven precies zoals ze zijn. Je kunt ze eenvoudig overzetten naar het Connect-systeem.Bij geautomatiseerde self-billing treed jij (net als eerst) op als debiteur, en de freelancers kun je zien als merchants.

Het Connect-platform is herkenbaar voor je freelancers, want jouw logo wordt erop weergegeven.

Het facturatieproces wordt vervolgens overgenomen door Finqle, hier heb je dus geen omkijken meer naar.

Ook als er vragen zijn over de facturatie of de betalingen, dan worden deze afgehandeld door Finqle.

Wanneer de facturen goedgekeurd zijn door je organisatie zorgt Finqle binnen 24 uur voor de betaling van de factuur door middel van factoring (debiteurenfinanciering). Je krijgt als debiteur één verzamelfactuur per week voor alle freelancers per project.

Zo kun je de betaling aan Finqle in een keer doen, in plaats van allemaal losse betalingen aan freelancers.Je hebt een contract module om makkelijk overeenkomsten aan te maken. Zo heb je een overzicht van alle contracten en kun je ze makkelijk beëindigen of verlengen.